Uma empresa pode adotar diversos canais de comunicação para negociações de acordo. Atualmente, com as mídias sociais em alta, é possível resolver questões por meio do WhatsApp, do Facebook, do Twitter, do Skype, do e-mail e outras formas de diálogo e troca de mensagens.
Em qualquer caso, é preciso ter em mente que cada acordo e negociação pressupõe individualização da questão. Afinal, as partes com quem se negocia são diferentes entre si e possuem demandas diversas. Por isso, é importante acertar na comunicação para que as negociações de acordo tenham êxito. Quer saber como fazer isso? Veja a seguir!
Padronização da comunicação
Padronizar a comunicação de uma empresa ou escritório nada mais é do que definir o tom de voz. Existem muitos profissionais envolvidos com um processo de negociações de acordo. Se cada um utilizar uma linguagem, pode criar insegurança na outra parte. Diante da necessidade de ter uma comunicação afiada, convidativa e eficiente na hora de fechar um acordo, definir o tom de voz se torna tão importante quanto ter um plano de marketing.
Benefícios da padronização
O tom de voz definido passa segurança, demonstra integração e gera confiança para o fechamento de acordos. Afinal, é uma forma de posicionamento da empresa ou escritório com seu público. E é a partir dessa definição que se torna mais fácil delimitar as estratégias e o comportamento dos negócios perante as partes.
Pense em uma situação prática. Sua empresa possui 8 profissionais dedicados para fazer as negociações de acordo. São diversos os meios de comunicação: telefone, e-mail, sms e WhatsApp. É preciso ter eficiência em todos eles, correto? Mas o trabalho é repetitivo e massivo, o que pode fazer com que o trabalho da equipe de acordos seja pouco produtivo devido ao estresse e ao cansaço.
Quando se tem um banco de mensagens apropriado para cada perfil de empresa e cada situação de acordo, é possível mitigar esse risco. Com ele, não é preciso construir mensagens a cada acordo, o que melhora a produtividade, agilizando o contato com as outras partes.
Esses “modelos”, além de padronizar a comunicação, ajudam a evitar más práticas de mercado. E, como se sabe, tais práticas afetam negativamente as negociações de acordo. Já pensou em oferecer uma proposta de acordo abaixo do razoável? Qual será a atitude da outra parte, senão ficar irritada com a conduta? Como resultado, haverá um desgaste na negociação, o que dificultará o acordo.
Customização
Você deve estar pensando que padronizar a comunicação nas negociações de acordo pode torná-la engessada. De fato, não é eficiente ter uma conversa automática e sensível com a outra parte. Mas o grande desafio ao criar esses padrões é deixar uma margem para que existam modificações e personalizações conforme cada questão a ser tratada.
Acordos judiciais, por exemplo, têm necessidade de ter uma customização apurada. Principalmente quando a empresa se encontra no polo passivo da ação. Isso porque a outra parte, provavelmente, teve uma experiência prévia negativa de não resolver o problema de outras maneiras. Portanto, ao construir a comunicação, é preciso ser empático para aumentar seu engajamento com a solução.
Isso é especialmente importante quando o autor do processo não está amparado por um advogado nas negociações de acordo. Já existe, no caso, uma situação de desequilíbrio. Portanto, se os profissionais da empresa não se aproximam da linguagem da outra parte, com um tom de comunicação amigável, é provável que ela adote uma postura rígida.
Fatores para considerar na hora de definir a padronização
Padronizar a comunicação nas negociações de acordo demanda atenção por parte dos responsáveis. Em qualquer caso, depende de três fatores principais: considerar as características da própria empresa, conhecer o público-alvo e ter estratégia.
Considere as características da empresa
Para definir o tom de voz nas negociações de acordo, a empresa deve ter sempre em mente que a comunicação é uma impressão própria que será passada à outra parte. Então, a primeira coisa que você deve se perguntar é: quais são as características da minha empresa ou do meu escritório? Sério ou descolado? Específica ou geral?
Além das características, é preciso considerar tudo aquilo que define o negócio: marca, cultura organizacional, missão, valores, propósitos e visão. Por fim, considere também quais as diretrizes de acordo que a empresa adota.
Conheça seu público-alvo
A essência de uma boa comunicação é fazer com que a mensagem seja compreendida pelo destinatário. Portanto, definir o tom de voz da empresa depende também do seu público-alvo. Se utiliza um destinatário mais específico, chamado de persona.
A persona é um perfil fictício que ilustra muito além de dados demográficos de alguém. Não basta saber gênero e faixa etária. É preciso investigar aspectos comportamentais, hábitos e preferências. Além de elaborar a persona, a empresa ou o escritório deve saber caracterizá-los. Crie a partir das experiências de contatos que vocês já tem.
A partir dessa definição, é possível entender qual o meio de comunicação mais utilizado pela persona. Imagine que a persona é mais velha, mesmo que uma imigrante digital, é mais provável que o contato telefônico seja mais adequado, ágil e confiável por parte dela.
Por fim, com a persona e o meio definidos, é mais fácil encontrar o tom de voz ideal.
Utilize uma plataforma de acordo
Uma ótima forma de personalizar fluxos de comunicação e ter controle sobre o envio de mensagens é realizar as negociações de acordo em uma plataforma. É o caso do Acordo Fechado, plataforma de fácil utilização, eficiente e concisa, que possibilita uma comunicação linear.
A plataforma contribui para manter a padronização dos trabalhos de negociações de acordo, pois permite criar mensagens conforme o caso e o meio de comunicação. Por reunir essas características, é muito indicada para empresas e escritórios que possuem contencioso de massa, com ações semelhantes que podem ser resolvidas com acordo.
Padronizar a comunicação e definir um tom de voz na hora das negociações de acordo é muito eficiente para uma empresa ou um escritório. Além de passar segurança para a outra parte, aumenta a produtividade da equipe interna e a eficiência do resultado.
Se você ainda não conhece Acordo Fechado, fique a vontade para solicitar uma demonstração! Compartilhe nosso post com os colegas e conversem sobre as possibilidades que essa comunicação eficiente pode gerar para seu negócio!
